Ringer du til min chef? Hvor mange skal du bruge? Hvorfor er mine anbefalinger ikke nok? Nyuddannet, og hvad så? Headhunter Birgit O’Sullivan svarer på dine spørgsmål.
Hvad er en reference?
En reference er en person, der kender dig og som giver supplerende oplysninger om dig som leder, kollega, medarbejder, studerende eller samarbejdspartner. Oftest vil det ske i en telefonsamtale, men det kan også være på skrift, hvis der er tidszoner eller sprogbarrierer på spil.
Denne type referencer har langt hen ad vejen erstattet skriftlige anbefalinger.
Er det nu også nødvendigt med de referencer?
Var referencer ligegyldige, ville seriøse ledere, HR og rekrutteringsfolk ikke prioritere referencer så højt, som vi gør. Faktisk vil jeg gå så vidt, at jeg ikke vil anbefale nogen at ansætte en ny medarbejder uden at tage referencer.
I 99% af tilfældene bekræfter dine referencer det indtryk, vi har fået af dig som ansøger. Vi får belyst flere vinkler og kvalificeret dine eksempler. Og som en bonus får vi ofte ting at vide, som du måske ikke tænkte var relevante, f.eks. at du er kittet, der holder sammen på teamet, du er en haj til Excel, eller du faktisk taler japansk. Især de mere introverte ansøgere bliver ofte talt op af deres referencer.
Vores anelser eller bekymringspunkter kan også blive forstærket af referencer, f.eks. at du er tidsoptimist, du kræver meget ledelse og support, eller du skaber støj i jobbet ved en negativ adfærd. Ingen af os er perfekte, så der vil altid være noget, vi skal have blik for.
Men for det meste får vi underbygget det billede, vi har af dig – og vi bliver bestyrket i, at du er den rette til jobbet. Jeg har rekrutteret hundredvis af medarbejdere. Og det kan tælles på én hånd de gange, hvor referencernes udtalelser betød, at der blev takket nej til en topansøger. Til gengæld husker jeg hver af dem. Og jeg glemmer aldrig den efterfølgende ubehagelige situation at skulle fortælle topansøgeren på en professionel måde, at de desværre ikke får jobbet, selv om begge parter troede vi var i mål. Referencer er nemlig det sidste bolværk, der er med til at sikre, at vi ikke ansætter personer, der i værste fald kunne efterlade medarbejdere, afdelinger eller arbejdspladser i ruiner.
Men bottom line er, at vi i de allerfleste tilfælde bliver bestyrket i, at du som ansøger i slutspurten selvfølgelig er den helt rette til stillingen.
Skal referencerne stå i CV’et?
Det bestemmer du selv!
Vælger du at skrive dine referencer i CV’et, så skriv deres titler og navne og gerne deres relation til dig. Jeg anbefaler ikke, at du skriver deres kontaktinformationer i CV’et. Deres telefonnumre og e-mail kan være private.
Især hvis du har særligt interessante eller relevante referencer, kan det være med til at skabe blikfang i dit CV, og måske endda være tungen på vægtskålen til, at vi indkalder dig til første samtale. Det kunne f.eks. være særligt kendte personer fra branchen eller politisk relevante. Deres navne kan sende et signal om din position og dit netværk.
Samtidig vil dine referencer ofte være travle mennesker. De skal derfor ikke forstyrres unødigt eller kontaktes uden din accept. Først når både du og en potentiel arbejdsgiver er nået til slutspurten, bør referencer kontaktes. Mange ansøgere vil også gerne kunne nå at orientere deres referencer om, at de nok bliver kontaktet. Her kan du også briefe dem om, hvilken rolle, du er i spil til.
Mange skriver ikke deres referencer i CV’et, og det er helt i sin orden. Vær bare klar med dem, når vi når dertil.
I disse GDPR-tider er der også nogle referencer, der før de vil udtale sig, ønsker at se en skriftlig tilladelse fra dig. Så må du give os en fuldmagt, så vi kan fremsende den, inden vi skal tale med referencen. Det er lidt bureaukratisk, men i øvrigt helt uproblematisk.
Hjælp, jeg er nyuddannet og har ingen referencer!
Er du nyuddannet, har vi fuld forståelse for, at du ikke har mange oplagte referencer. Og så dog. Måske har du haft studiejobs, hvor Netto-bestyreren eller café-ejeren kan fortælle om dig som medarbejder. Alternativt, kan det være en vejleder eller underviser, der kender dig fra studiet. Har du været frivillig som spejderleder eller håndboldtræner, kan der være nogen derfra, der kender dig igennem længere tid, som du kan bruge. Bare det, at du aktivt, prøver at hjælpe os med at finde referencer, der kan give et retvisende billede af dig, vil være positivt.
Hjælp, fyret – og chefen kan ikke lide mig
Selvom du ikke har den allerbedste kemi med din tidligere chef, vil han eller hun kunne bruges i mangel af andre. Måske er kemien, der ikke, men vi vil også spørge ind til dit arbejde. Passede du dine opgaver? Kom du til tiden? Hvordan var du at samarbejde med? Og det er ikke så sjældent, at chefen siger forbløffende pæne ting om dem, hvor kemien ikke er den bedste eller, hvor chefen har opsagt én.
Der er en særlig regel om referencer på offentlige arbejdspladser, du skal kende. Hvis der i samtaler med dine referencer er kommet afgørende oplysninger af negativ karakter, så du fravælges i slutprocessen, så skal du partshøres. Det vil sige, at referencens udtalelser skal fremlægges for dig, så du får mulighed for at udtale dig med din version. Dette kan ske telefonisk. (Forvaltningsloven om partshøringer §19)
Det er frivilligt at give referencer. Og lovligt at sige nej. Men mere end 90% af arbejdsgiverne vil gerne tjekke dine referencer. Det vil derfor nok være en showstopper, hvis du ikke kan eller vil give referencer.
Ringer du til min nuværende chef?
Nej, det kunne jeg ikke drømme om. Jeg skal kunne stole på, at det, du fortæller mig om din uddannelse og din karriere er korrekt og sandt. Og du skal også kunne stole på mig. Jobsøgning er en følsom proces, og fortrolighed og aftaler skal holdes begge veje.
Når det er sagt, kan der godt være én, der tilfældigvis kender din vejleder eller en kollega på dit arbejde, og går ind ad en bagdør og diskret kontakter nogen som en indledende sondering, også selv om vedkommende ikke står på listen over dine referencer. Typisk vil det være yderst diskret, og du vil ikke opdage det.
Helt overordnet er mit råd til dig. En jobsøgningsproces kan være sårbar, ja, sågar kritisk. Her må du tage bestik af den, du sidder overfor, uanset om det er en headhunter, HR-medarbejder eller leder, og vurdere, om det er én, du stoler på. Gør du ikke det, så overvej at droppe processen.
Hvem skal jeg vælge som reference?
Medmindre du er opsagt, er din nuværende chef ikke oplagt. Men er der nogen på din arbejdsplads, som du har tillid til, er det godt. Det kan også være en tidligere chef, der for nylig er rejst. Drøft det med den, der står for rekrutteringen. Er du i spil til en stilling inden for salg, så kunne en nøglekunde, distributør eller en leverandør være egnet som reference. Er jobbet forlagsredaktør, så kunne en forfatter eller fotograf, du har arbejdet med, give et retvisende billede af jeres samarbejde. Nyuddannet, så din vejleder.
Det vigtige ved valget af referencer er, at det er nogen, du har eller har haft en professionel relation til.
Vi takker nej-tak til dine venner fra børnenes børnehave. Også nej-tak til referencer, der ligger mange år tilbage. Vi udvikler os hele tiden, og et job er for fremtiden. Derfor går det ikke an med gamle referencer fra historiske ansættelser.
Hvor mange referencer, vil du have?
Jeg beder gerne om tre referencer med navn, titel, telefonnummer, e-mail og relation til dig. Er der en, jeg ikke kan få fat på, så er der to tilbage. Jeg tager minimum to referencer, nogle gange 3-4 stykker, hvis det er særlig kritisk eller lidt tricky.
Hvad spørger du referencerne om?
Allerførst vil jeg sikre mig, at jeres relation er, som du har forklaret, og som det står i dit CV med årstal, arbejdsgiver og titel. Dernæst spørger jeg ind til, om jeres indbyrdes rolle. Passer den? Hvor længe har i arbejdet sammen? Hvorfor er du der ikke længere? (Hvem sagde hvem op?)
Når det formelle er på plads, vil jeg stille et åbent spørgsmål, som: Hvad tænker du på, når jeg nævner Katrine?
Og så vil jeg lytte. Hvis jeg får at vide, at Katrine er idérig eller analytisk, så vil jeg bede om eksempler. Og jeg vil også stille et tillægsspørgsmål: Hvor er der nogle forbedringspotentialer for Katrine? Her får jeg så indblik i det, der kan arbejdes videre med eller som er svagheder.
Afhængig af stillingen vil jeg f.eks. spørge ind til:
- Hvordan håndterer Katrine pressede perioder?
- Hvordan takler hun uforudsete opgaver?
- Er der særlige forhold, jeg skal være opmærksom på?
- Hvordan skal man som leder lede Katrine?
- Ville du genansætte hende? Hvis ja, i hvilken rolle?
Hvad må du ikke spørge om?
Vi bør kun stille spørgsmål, der er relevante for din evne til at varetage det aktuelle job. Vi bør f.eks. ikke spørge ind til dine politiske anskuelse, seksuelle eller strafbare forhold.
Har du et sidste råd til mig som jobsøgende?
Samtalen med en reference tager alt fra 10-30+ minutter. At tage referencer er typisk sidste skridt i en rekrutteringsproces, hvor der forud har været alle de andre brikker som ansøgning, CV og samtaler – og måske også cases, tests og rundvisning.
Det er vigtigt for alle parter, at der her til slut er et 360 graders billede af dig. På helt samme måde skal du sikre, at du har et retvisende billede af virksomhed og leder.
Og husk: Brænd aldrig dine broer! Dine referencer kan blive tungen på vægtskålen i din næste ansættelsesproces.
Knæk og bræk i din jobjagt!
Link til information om Bogen ’Jobjagt’ af Birgit O’Sullivan
Link til artikel på Jobindex om Referencer af Birgit O’Sullivan